Руководя фирмой, всё сделать самому, к сожалению, а может, и к счастью — невозможно. Для того, чтобы оптимизировать выполнение задач, количество которых растёт, необходимо часть из них делегировать своим коллегам. Под делегированием в этой статье я понимаю процесс передачи части задач сотрудникам компании. Важно сказать, что качество выполнения задач страдать не должно ни в коем случае, поэтому от выбора ответственного зависит очень большой процент успеха этого мероприятия.
Содержание
3 составляющих успеха делегирования
Для того, чтобы делегирование прошло гладко и не вызвало никаких факапов, необходимо обратить внимание на три составляющих. О них очень часто говорят на различных бизнес-тренингах, их вклад в качественное делегирование крайне важен.
Ответственный
Для того, чтобы кому-то поручить выполнить определённое дело (или несколько дел), нужен ответственный. Без ответственного (руководителя) процесса ничего не будет выполнено.
Бюджет
У любой выполняемой задачи должен быть бюджет. Бюджет складывается из расходов на выполнение этой задачи (например, заработная плата сотруднику), средств, необходимых на выполнение этой задачи, а ещё понимания о том, сколько денег эта задача должна принести, если она будет выполнена правильно и в срок. От последнего очень сильно зависит так называемая «цена факапа». Благодаря оценке бюджета на выполнение задачи формируется правильное понимание того, насколько задача серьёзная, требуемый уровень качества её выполнения. Сверхдорогие задачи, стоимость факапа которых превышает 10-кратный бюджет на их исполнение, не следует делегировать полностью. Лучше выбрать себе помощника и выполнить задание самостоятельно с его помощью.
Бизнес-процесс
Помимо выбора правильного ответственного и подсчёта бюджета на задачу, важно разработать и согласовать бизнес-процесс выполнения задачи. В бизнес-процессе нужно описать примерный план действий, необходимый для выполнения задачи, цель выполнения, необходимые ресурсы (человеческие, денежные, умственные) которые будут использоваться для выполнения поставленной задачи. Глубина проработки бизнес-процесса зависит от бюджета задачи.
Процесс делегирования
Стоит сказать и о самом процессе делегирования. При делегировании определённых задач и выполнении всех трёх пунктов, о которых я писал выше, необходимо провести встречу с человеком, которому вы делегируете выполнение этой задачи, и обсудить все детали, узнать о сомнениях, разрешить вопросы. Кроме этого, следует определить ключевые показатели эффективности, на основании которых вы будете делать выводы о том, выполнена ли задача и насколько процентов она выполнена правильно, определить сроки отчетности, назначить следующие встречи по текущей задаче.
Выбор ответственного
При выборе ответственного я обычно руководствуюсь двумя критериями — опыт в решении данной задачи и заинтересованность самого человека выполнить эту задачу. Обычно второе важнее первого. Если у человека нет опыта, но есть огромная заинтересованность — он выполнит задачу с большей вероятностью, нежели если он имеет опыт, но ему эта задача не интересна, не важна и вообще наскучила. Помимо основных двух факторов необходимо выяснить у потенциального кандидата — есть ли у него время, чтобы качественно выполнить эту задачу. Часто бывает так, что опытным, компетентным сотрудникам просто не хватает времени на новую крутую задачу, но они берутся за её выполнение, потому что она им интересна.
Подводные камни
Всегда при делегировании хоть на 0,00001% нужно предполагать, что задача может быть не выполнена. Причин может быть огромное множество. И если вы гарантированно выполните задачу, то риски делегирования необходимо брать на себя.