Разобрались, как правильно писать пресс-релиз, чтобы его разместили в СМИ, и зачем его писать вообще.

Если вы организуете мероприятие, вам не обойтись без пресс-релиза. Он нужен для рассылки в СМИ, чтобы получить оттуда дополнительный трафик. Событие может быть любым: открытие магазина, запуск новой линейки продукции, проведение фестиваля или треннинга. Если вы хотите, чтобы об этом узнала целевая аудитория вам нужно написать грамотный релиз.

Как писать?

Так как заставить прессу разместить, по сути, рекламную информацию о себе вы не можете, журналистов нужно заинтересовать. Для начала стоить запомнить, что пресс-релиз — это не продающий текст, напичканный ультрамодными словами и даже не презентация, в которую нужно запихнуть максимум хвалебной информации. Пресс-релиз — это исчерпывающий текст, дающий полную, но при этом лаконичную информацию о мероприятии. Он должен отвечать на четыре вопроса: ЧТО? КТО? ГДЕ? КОГДА?
Ежедневно редакторы изданий получают десятки, а то и сотни различных приглашений на мероприятия. Не усложняйте их работу. Составьте свой текст так, чтобы его захотелось прочитать. Не лейте много воды, поразмыслите над интересным заголовком и дайте понять, почему именно ваше событие так важно. Начинать писать пресс-релиз рекомендуем с правильного оформления.

Как оформить?

Напишите заголовок. Он должен состоять из 3–5 слов, привлекать внимание и однозначно говорить о теме пресс-релиза. Хорошо, если там будут интересные факты, для привлечения внимания. Не забудьте выделить его жирным шрифтом.
Первый абзац. Это подзаголовок или лид. Он должен состоять из 3–5 предложений, излагать суть информационного сообщения. В нем вы предоставляете всю самую важную информацию: что за мероприятие, в каком формате оно будет проходить и на кого направлено.
Второй абзац. Более развернуто описывает ваше мероприятие. В нем нужно указать факты, которые заинтересуют редактора. Интересные цифры, список знаковых личностей, приглашенных на мероприятие, программу ивента, его уникальность, ключевые моменты.
Адресный блок. Пишите его в конце страницы. Обязательно еще раз полностью указываете место и время проведения, если до вас сложно добраться, можно приложить карту с маршрутом, оставляете контакты ответственного лица для связи, его имя и фамилию, телефон и e-mail.

Вот теперь все. Ваш пресс-релиз готов. Пробегите по нему глазами еще раз, внимательно проверьте ошибки, а лучше дайте почитать коллегам или корректору. Если у вас уже есть позитивные отзывы или рекомендации от лидеров общественного мнения, включите их в текст.
Но не стоит злоупотреблять рекламой спонсоров. Журналисты видят тексты насквозь. Чрезмерный пиар ваших партнеров поставит табу на мероприятии, ведь, по сути, ваш анонс СМИ размещают бесплатно, и им нет никакого интереса продвигать незнакомых бизнесменов, как минимум, безвозмездно. Такой пресс-релиз могут посчитать за банальную рекламу и не обратить на него внимания.

Как привлечь внимание СМИ?

После того, как пресс-релиз составлен и проверен компетентными экспертами, отправляем его адресатам. Для рассылки нужно подобрать максимально релевантные и ориентированные на вашу аудиторию СМИ. Не стоит палить во все стороны. Журнал «Мурзилка» не станет размещать анонс открытия бутика нижнего белья. Лучше потратить время на поиск тематических изданий и направить рассылку туда, чем выслать 100 писем в никуда. Иначе конверсия будет минимальной.

Совет: Внимательно промониторьте новостные порталы и издания, которые публикуют афиши мероприятий. Именно они — ваша целевая аудитория. Пресс-релиз — это событие, а значит, вы работаете в одном информационном поле.

Постарайтесь выйти напрямую на человека, который принимает решения о размещении информации. Личный разговор всегда в приоритете.
Попробуйте использовать вариант с партнерством. Иногда крупные СМИ соглашаются бесплатно разместить о вас информацию, если будут иметь за это какие-нибудь «бонусы». Например, бесплатный проход на конференцию для руководящего состава, тестовые образцы продукции, скидочные сертификаты или рекламу на ваших баннерах и сайте и т. д. Это не всегда работает, но попробовать можно. Главное — делать это деликатно и ненавязчиво.

Лайфхак: Самое лучшее время для отправки релиза — утро. В первой половине дня внимание редактора на максимальном пределе, он сосредоточен на работе и готов к обработке террабайтов информации. Не вздумайте делать рассылку в обед или после 18:00.

Детали

  • Желательно, чтобы пресс-релиз был написан на фирменном бланке. Это, как минимум, выглядит солидно, а, как максимум, дает понять редакции, что вы представляете серьезную и надежную компанию.
  • Текст пресс-релиза не должен занимать больше одной страницы формата А4. Это закон. Если вы вышли за рамки нормы, сокращайте текст. Помните — пусть он будет лучше коротким и информативным, чем длинным и запутанным. Таким образом вы сильно увеличите шансы вашего письма не попасть в папку «Спам».
  • Используйте простые форматы. Не отправляйте пресс-релиз в формате jpeg или PDF. Поверьте, если редактор не сможет открыть файл у себя на компьютере, он не будет перезванивать или писать ответное письмо с просьбой повторить отправку (конечно, если вы не делаете рассылку из администрации Президента). Скорее всего, ваше письмо не заметят. Оно вам надо?
  • Прикрепите сопутствующие материалы. Это могут быть фотографии с аналогичного мероприятия, например, если вы проводите серию конференций или видеоролик с продукцией, если это презентация товара или афиша. Только не переборщите: 2–3 хороших снимка и пара видео достаточно. Они нужны не только для наглядности, но и для использования в издании. Иначе редактор может найти в интернете что-нибудь на свое усмотрение или не иллюстрировать ваш текст вовсе (даже не знаем, что хуже).