Электронный документооборот средство избавления от бумажной волокиты и дополнительной нагрузки на сотрудников. В другом случае это связано с требованиями органов власти, которые взаимодействие переводят в электронный формат.

В чем особенности

Система автоматизации документооборота дарит следующие преимущества:

·       формирование документов (договоры, приказы, служебные записки, отчеты, квитанции);

·       пересылка документации между партнерами или в контролирующие органы;

·       фиксация совершенных действий.

С юридической точки зрения документы такого рода имеют силу благодаря электронно-цифровой подписи. Здесь нужно учитывать уровень защиты подписи, а следовательно пригодности документа для того или иного случая. Система автоматизации документооборота требует обучения персонала. Однако, затраты по времени и вложения в обновления системы, с учетом сэкономленных средств, дают ощутимый эффект.

Плюсы для предприятий

Крупные предприятия экономят на найме дополнительных работников, покупке оборудования, расходных материалов. Кроме того, бумажная документация не дает гарантий от возникновения путаницы, электронная база в этом отношении надежнее.

Малый и средний бизнес  получает деньги, лишь выставив счета на оплату, или отослав другие документы. Учитывая рост требований государства, нужны дополнительные сотрудники, которые бы занимались чисто оформлением документов. Кроме того, крупные компании  согласны работать с мелкими  предпринимателями лишь при наличии ЭДО.

В чем преимущества ЭДО

Специалисты отмечают:

·       прозрачность работы с документами, видно на каком этапе документ и что с ним происходит;

·       снижение объема рутиной работы, числа допущенных ошибок (система может сигнализировать о недочетах);

·       надежное хранение документов, нет искать их в случае потери  нужды (потери как таковой не бывает);

·       передача информации идет по защищенным каналам связи, обеспечивая конфиденциальность.

Совмещение  бумажных и электронных документов

Если возникает необходимость в бумажной копии документов, её просто распечатать из системы. Кроме того,  на копии легко ставится QR-код, который легко связывает бумажную копию с нужными файлами в базе данных. В любом случае переход потребует времени. Компания Этлас-Софт предлагает отличную программу, которая сможет удовлетворить потребности компании  различного уровня, качество при этом не пострадает.